Algemene voorwaarden
Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, boekingen en events van XRcade. We bezorgen ze samen met elke offerte, zodat je ze kent voordat je bevestigt.
Laatst bijgewerkt: 17 augustus 2026
1. Wie wij zijn
XRcade is een handelsnaam van Demolco BV, Meersemhof 12, 9050 Gent, ondernemingsnummer en btw-nummer BE 0654.775.041, RPR Gent. De activiteit wordt binnenkort ondergebracht in een nieuwe vennootschap; vanaf dan gelden deze voorwaarden voor die vennootschap.
2. Wanneer deze voorwaarden gelden
Deze voorwaarden maken deel uit van elke offerte en van elke overeenkomst die daaruit volgt. We bezorgen ze samen met de offerte; door de offerte te aanvaarden aanvaard je ook deze voorwaarden. Andersluidende voorwaarden van jouw kant gelden enkel als we ze schriftelijk hebben aanvaard. De Nederlandse tekst is de rechtsgeldige versie; vertalingen zijn er voor het gemak.
3. Voor wie ze gelden
We werken in de eerste plaats voor ondernemingen en organisaties. Boek je als consument, dan blijven je dwingende rechten als consument onverkort gelden en zijn de bepalingen die daarmee in strijd zijn niet op jou van toepassing. Voor activiteiten met een afgesproken datum geldt het herroepingsrecht van veertien dagen niet (art. VI.53, 12° WER); we vermelden dat ook in de offerte.
4. Offerte en boeking
Onze offerte is 30 dagen geldig en vrijblijvend zolang je ze niet aanvaardt. De boeking komt tot stand wanneer je de offerte schriftelijk of per e-mail bevestigt en wij die bevestiging op onze beurt bevestigen. De datum is pas voor jou gereserveerd vanaf dat moment.
5. Prijzen en verplaatsingskosten
Alle prijzen zijn exclusief btw. De prijs die in de offerte staat, geldt voor de groepsgrootte, de duur en de locatie die daarin beschreven zijn. Onze thuisbasis ligt in de buurt van Gent: voor de verplaatsing rekenen we een vaste vergoeding aan die afhangt van de locatie, altijd vooraf vermeld in de offerte. Een map op maat, extra speeltijd of een extra begeleider worden apart geoffreerd.
6. Betaling
We vragen een voorschot van 30% bij bevestiging; het saldo factureren we na het event, betaalbaar binnen 14 dagen. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling de wettelijke interest verschuldigd, samen met een redelijke vergoeding voor invorderingskosten. Betalen wij jou iets terug, dan gebeurt dat binnen dezelfde termijn en onder dezelfde voorwaarden.
7. Verplaatsen of annuleren door jou
Loopt er iets mis met de datum, laat het ons dan zo snel mogelijk weten: we zoeken eerst een nieuwe datum, en verplaatsen is kosteloos tot 14 dagen voor het event als er een alternatief beschikbaar is. Annuleer je definitief, dan geldt: tot 30 dagen vooraf kosteloos, tussen 30 en 14 dagen 50% van de overeengekomen prijs, binnen 14 dagen 75%. Die percentages weerspiegelen wat we bij een laattijdige annulering werkelijk verliezen: gereserveerde crew, een datum die we niet meer verkopen en al gemaakte voorbereiding. Kosten die we op jouw vraag al maakten, zoals het bouwen van een map op maat of het vastleggen van een partnerlocatie, blijven in elk geval verschuldigd.
8. Verplaatsen of annuleren door ons
Moeten wij annuleren om een reden die binnen onze controle ligt, dan stellen we een nieuwe datum voor of betalen we alles terug wat je al betaalde. Gebeurt dat binnen 14 dagen voor het event, dan vergoeden we daarnaast de aantoonbare kosten die je daardoor maakt, tot maximaal het bedrag van de overeengekomen prijs.
9. Groepsgrootte en wijzigingen
Tot 10 werkdagen voor het event kan je het aantal deelnemers, de duur of het programma nog aanpassen; daarna geldt de geoffreerde prijs. Een game vraagt minstens 4 spelers: dagen er minder mensen op, dan gaat de sessie door en blijft de overeengekomen prijs verschuldigd.
10. De speelruimte
Voor een standaardopstelling voorzie je een vrije, vlakke en obstakelvrije ruimte van ongeveer 10 op 10 meter met minstens 2,5 meter hoogte, voldoende verlichting, en één stopcontact in de buurt van de arena. Een netwerkaansluiting met internettoegang werkt het stabielst; draadloos via 4G of 5G kan ook. Spelen tussen obstakels of meubilair kan, maar vraagt een map op maat die we vooraf bouwen en apart offreren.
11. Toegang, opbouw en afbraak
We hebben toegang nodig vanaf een uur voor de start bij een open ruimte, en 2 tot 3 uur wanneer we een arena met obstakels bouwen, plus een uur na afloop om af te breken. Voorzie ook een plek om te laden en te lossen. Kunnen we later starten dan afgesproken, dan wordt de sessie korter; ze loopt niet gratis uit.
12. Jouw locatie, jouw huisregels
Gaat het event door bij jou, dan breng je ons vooraf op de hoogte van de risico's die eigen zijn aan de plaats, van de evacuatieprocedure en van waar de eerste hulp zich bevindt, en is er iemand van jouw kant aanwezig tijdens het event. Wij informeren jou over de risico's die onze activiteit meebrengt. Je bezorgt de veiligheidsinformatie uit artikel 14 vooraf aan je deelnemers: wij hebben zelf geen kanaal naar hen.
13. Als de ruimte niet geschikt blijkt
We bekijken vooraf samen of de ruimte werkt. Blijkt ze ter plaatse toch niet bruikbaar, dan zoeken we eerst een werkbare oplossing: een kleinere arena, minder spelers tegelijk, of tijd om de ruimte vrij te maken die we aanrekenen. Pas als er echt geen veilige opstelling mogelijk is, kunnen we de sessie afgelasten; je betaalt dan de gemaakte kosten en de verplaatsing, niet de volledige prijs.
14. Veiligheid en deelname
Deelnemen kan vanaf 13 jaar. Spelen in een headset is een fysieke activiteit: deelnemers bewegen zich vrij door de ruimte. Wie zwanger is, een hartaandoening, epilepsie of een andere aandoening heeft die door bewegend beeld beïnvloed kan worden, een pacemaker of een ander implanteerbaar toestel draagt, of zich niet lekker voelt, speelt beter niet mee of overlegt eerst met een arts. Onder invloed van alcohol of drugs kan niet deelgenomen worden. Onze begeleiders zijn de hele sessie aanwezig; hun instructies moeten opgevolgd worden en ze kunnen iemand weigeren of uit het spel halen, zonder terugbetaling. We spelen in korte rondes met pauzes ertussen, en elke headset krijgt een hygiënisch tussenstuk dat we tussen de spelers door vervangen of reinigen. Voel je je niet goed, dan kan de headset altijd af.
15. Schade
Beschadigt een deelnemer onze apparatuur door ze verkeerd te gebruiken of door instructies niet op te volgen, dan draag je daarvoor de kosten, beperkt tot de herstel- of vervangingswaarde. Normale slijtage en schade die ontstaat bij ons eigen gebruik vallen daar niet onder. Omgekeerd: beschadigen wij of onze apparatuur iets bij jou, dan is dat onze verantwoordelijkheid. We overlopen samen de ruimte voor en na de sessie, en we laten ze achter zoals we ze vonden.
16. Overmacht en technische problemen
Kan een van ons zijn verplichtingen niet nakomen door overmacht, dan worden die verplichtingen opgeschort. Duurt de situatie langer dan 30 dagen, dan kan elk van ons de overeenkomst beëindigen, waarbij we de kosten die al gemaakt zijn eerlijk verdelen. Valt de stroom of het netwerk op jouw locatie uit, dan ligt dat risico bij jou. Laat onze eigen apparatuur het afweten, dan lossen we dat op met reservemateriaal, een langere sessie of een evenredige korting.
17. Aansprakelijkheid
We staan in voor een goed voorbereide, begeleide sessie. Onze aansprakelijkheid voor schade aan iemands lichamelijke of geestelijke integriteit, en voor opzet, sluiten we niet uit en beperken we niet: dat kan naar Belgisch recht ook niet, ook niet tegenover deelnemers die zelf geen partij zijn bij deze overeenkomst. Daarvoor zijn wij verzekerd (zie artikel 18). Voor andere schade is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat onze verzekeraar in het betrokken geval uitkeert, en bij gebreke daaraan tot de prijs van het event. Indirecte schade, zoals winstderving of reputatieschade, vergoeden we niet. Voor die andere schade gelden dezelfde beperkingen voor onze medewerkers, freelancers en onderaannemers, en spreek je ons aan op contractuele grondslag en niet daarnaast op buitencontractuele grondslag.
18. Verzekering
Wij zijn verzekerd voor onze burgerlijke aansprakelijkheid uitbating, met inbegrip van lichamelijke schade aan deelnemers tijdens een begeleide sessie op locatie; de polisgegevens bezorgen we op eenvoudig verzoek. Jij zorgt voor de gebruikelijke verzekering van je eigen locatie en medewerkers.
19. Foto's en video's
We maken graag sfeerbeelden van onze events voor onze website en sociale media. Je laat je deelnemers vooraf weten dat er beeldmateriaal gemaakt wordt, en wie liever niet in beeld komt, meldt het bij onze begeleiders. Voor beelden waarop iemand duidelijk en herkenbaar centraal staat, vragen we die persoon apart om toestemming, en voor minderjarigen aan een ouder. Op eenvoudig verzoek halen we beelden weer weg. Willen we jouw organisatie als referentie vermelden, dan vragen we jou dat vooraf.
20. Intellectuele eigendom
De maps, opstellingen en materialen die wij maken blijven van ons. De games en de brillen zijn producten van derden: verandert hun licentie of hun software waardoor een game niet meer beschikbaar is, dan mogen we een gelijkwaardige ervaring in de plaats stellen.
21. Persoonsgegevens
Hoe we met persoonsgegevens omgaan, staat in ons privacybeleid. Verwerken we in jouw opdracht gegevens van je deelnemers, dan maken we daarover een verwerkersovereenkomst.
22. Klachten
Loopt er iets niet zoals afgesproken, laat het ons dan weten binnen zeven dagen na het event, zodat we de kans krijgen om het recht te zetten. Dat doet geen afbreuk aan je wettelijke rechten wanneer we onze verplichtingen niet nakomen.
23. Als een bepaling niet geldig is
Blijkt een bepaling van deze voorwaarden nietig of niet afdwingbaar, dan blijft de rest gewoon gelden en vervangen we die bepaling door een geldige die er zo dicht mogelijk bij aansluit. Wijzigingen aan deze voorwaarden gelden enkel voor boekingen die daarna gemaakt worden. Wijkt de offerte af van deze voorwaarden, dan heeft de offerte voorrang.
24. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op onze overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing. Raken we er samen niet uit, dan leggen we het geschil voor aan de ondernemingsrechtbank van Gent, afdeling Gent. We spreken graag eerst met elkaar voordat het zover komt.