Privacybeleid
Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens XRcade verzamelt wanneer je deze website gebruikt, een offerte aanvraagt of deelneemt aan een event, waarvoor we ze gebruiken en welke rechten je hebt.
Laatst bijgewerkt: 17 augustus 2026
Wie wij zijn
De verantwoordelijke voor de verwerking is Demolco BV, Meersemhof 12, 9050 Gent, ondernemingsnummer BE 0654.775.041, dat handelt onder de naam XRcade. De activiteit wordt binnenkort ondergebracht in een nieuwe vennootschap; dit beleid wordt dan aangepast. Je bereikt ons via events@xrcade.be.
Welke gegevens we verzamelen
Via het offerteformulier: je naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, voorkeursdatum, aantal deelnemers, duur, locatiekeuze en regio, interesse in catering of extra activiteiten, budgetindicatie, hoe je ons kent en je bericht. Via het partnerformulier: je naam, e-mailadres, telefoonnummer, naam van het bedrijf of de organisatie, de gemeente en je bericht. Daarnaast de gegevens die je ons spontaan bezorgt per e-mail of telefoon, en de praktische contactgegevens die nodig zijn om een event te organiseren.
Waarvoor we ze gebruiken en op welke grondslag
Je aanvraag beantwoorden en een offerte opmaken: noodzakelijk om op jouw verzoek stappen te zetten vóór een overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Een geboekt event uitvoeren en opvolgen: uitvoering van de overeenkomst. Facturatie en boekhouding: wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG). Analyse van websitegebruik en beeldmateriaal voor promotie: enkel met jouw toestemming (art. 6.1.a AVG). Misbruik van onze formulieren tegengaan: ons gerechtvaardigd belang om de site werkbaar te houden (art. 6.1.f AVG).
Cookies en opslag op je toestel
Noodzakelijke opslag houdt je taalkeuze, je themakeuze en je cookiekeuze zelf bij. Die is nodig om de site te laten werken en vraagt geen toestemming. Analytische cookies plaatsen we enkel nadat je daarvoor toestemming geeft via de cookiemelding; we gebruiken daarvoor Google Analytics om te meten hoe de site gebruikt wordt. Je kan je keuze op elk moment wijzigen via 'Cookievoorkeuren' onderaan elke pagina. Je keuze blijft bewaard tot je ze zelf wijzigt.
Met wie we gegevens delen
We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor doeleinden van derden. We doen wel beroep op dienstverleners die in onze opdracht verwerken: Google (Firebase, voor het hosten van de site en het uitvoeren van het formulier, in de regio europe-west1, en Google Analytics wanneer je analytische cookies aanvaardt), Microsoft 365 (je aanvraag komt als e-mail in onze mailbox terecht), onze boekhouder voor facturatie, en Meta/WhatsApp wanneer je deelneemt aan onze aankondigings- of eventgroepen. Aanvragen via de formulieren worden niet in een database bewaard, ze worden enkel per e-mail bezorgd.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Enkele van die dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten. De verwerking gebeurt waar mogelijk op Europese servers, en voor doorgifte buiten de EER steunen we op de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming van de Europese Commissie en, waar van toepassing, op het adequaatheidsbesluit voor het EU-VS-kader.
Hoe lang we gegevens bewaren
Aanvragen die niet tot een boeking leiden: 24 maanden, zodat we een latere vraag in context kunnen plaatsen. Overeenkomsten, facturen en boekhoudkundige stukken: 10 jaar, zoals de wet ons oplegt. Beeldmateriaal: zolang we het gebruiken en in elk geval niet langer dan tot je je toestemming intrekt. Je cookiekeuze: tot je ze zelf wijzigt.
Jouw rechten
Je kan inzage vragen in je gegevens, ze laten verbeteren of wissen, de verwerking laten beperken, en je gegevens in een overdraagbaar formaat opvragen. Toestemming die je gaf kan je op elk moment intrekken, zonder dat dit afdoet aan wat daarvoor gebeurde. Wij nemen geen beslissingen over jou op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. Stuur je vraag naar events@xrcade.be; we antwoorden binnen een maand. Bezwaar tegen direct marketing: krijg je berichten van ons en wil je die niet meer, dan stop je dat op elk moment door het ons te laten weten of via de afmeldlink in het bericht. Vanaf dat moment gebruiken we je gegevens niet meer voor promotie.
Foto's en video's op events
Tijdens events maken we soms sfeerbeelden van de groep in actie. Die gebruiken we voor onze website en sociale media op grond van ons gerechtvaardigd belang om onze werking te tonen; we kondigen het vooraf aan bij de organisator en ter plaatse, en je kan er altijd bezwaar tegen maken. Wil je een foto waarop iemand duidelijk en herkenbaar centraal staat, dan vragen we die persoon vooraf uitdrukkelijk om toestemming. Voor deelnemers jonger dan 18 jaar vragen we de toestemming van een ouder. Sta je op een beeld dat je liever niet gepubliceerd ziet, dan halen we het weg op eenvoudig verzoek.
Testsessies en WhatsApp
Wil je op de hoogte blijven van onze gratis testsessies, dan kan je lid worden van een WhatsApp-groep. Houd er rekening mee dat je telefoonnummer daarbij zichtbaar is voor Meta en voor de andere leden van die groep, en dat de voorwaarden en het privacybeleid van WhatsApp gelden. Je kan de groep op elk moment verlaten.
Beveiliging
De site werkt volledig over een beveiligde verbinding, het formulier is beschermd tegen geautomatiseerd misbruik, en enkel de medewerkers die je aanvraag opvolgen hebben toegang tot de mailbox waarin ze toekomt.
Kinderen
Onze events zijn bedoeld voor deelnemers vanaf 13 jaar en we verzamelen niet bewust gegevens van jongere kinderen.
Wijzigingen aan dit beleid
We passen dit beleid aan wanneer onze werking of de regelgeving verandert. De datum onderaan geeft aan wanneer dat laatst gebeurde.
Contact en klachten
Heb je een vraag of ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons eerst weten via events@xrcade.be. Je hebt ook altijd het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.