Conditions générales
Ces conditions s'appliquent à tous les devis, réservations et événements de XRcade. Nous les transmettons avec chaque devis, afin que vous en preniez connaissance avant de confirmer.
Dernière mise à jour : 17 août 2026
1. Qui nous sommes
XRcade est un nom commercial de Demolco BV, Meersemhof 12, 9050 Gent, numéro d'entreprise et numéro de TVA BE 0654.775.041, RPM Gand. L'activité sera prochainement transférée à une nouvelle société ; à partir de ce moment, les présentes conditions vaudront pour cette société.
2. Quand ces conditions s'appliquent
Les présentes conditions font partie de chaque devis et de chaque contrat qui en découle. Nous les transmettons avec le devis ; en acceptant le devis, vous acceptez également ces conditions. Des conditions divergentes de votre part ne s'appliquent que si nous les avons acceptées par écrit. Le texte néerlandais est la version juridiquement valable ; les traductions sont fournies par commodité.
3. À qui elles s'appliquent
Nous travaillons en premier lieu pour des entreprises et des organisations. Si vous réservez en tant que consommateur, vos droits impératifs de consommateur restent intégralement d'application et les dispositions contraires à ceux-ci ne vous sont pas applicables. Pour les activités liées à une date convenue, le droit de rétractation de quatorze jours ne s'applique pas (art. VI.53, 12° CDE, Code de droit économique) ; nous le mentionnons également dans le devis.
4. Devis et réservation
Notre devis est valable 30 jours et reste sans engagement tant que vous ne l'acceptez pas. La réservation se forme lorsque vous confirmez le devis par écrit ou par e-mail et que nous confirmons à notre tour cette confirmation. La date n'est réservée pour vous qu'à partir de ce moment.
5. Prix et frais de déplacement
Tous les prix s'entendent hors TVA. Le prix mentionné dans le devis vaut pour la taille du groupe, la durée et le lieu qui y sont décrits. Notre port d'attache se situe dans les environs de Gand : pour le déplacement, nous facturons un forfait qui dépend du lieu, toujours mentionné au préalable dans le devis. Une carte sur mesure, du temps de jeu supplémentaire ou un accompagnateur supplémentaire font l'objet d'un devis distinct.
6. Paiement
Nous demandons un acompte de 30 % à la confirmation ; nous facturons le solde après l'événement, payable dans les 14 jours. En cas de paiement tardif, l'intérêt légal est dû de plein droit et sans mise en demeure, ainsi qu'une indemnité raisonnable pour les frais de recouvrement. Si nous devons vous rembourser quelque chose, cela se fait dans le même délai et aux mêmes conditions.
7. Report ou annulation de votre part
Si un problème survient avec la date, faites-le nous savoir au plus vite : nous cherchons d'abord une nouvelle date, et le report est gratuit jusqu'à 14 jours avant l'événement s'il existe une alternative disponible. Si vous annulez définitivement, la règle est la suivante : jusqu'à 30 jours à l'avance sans frais, entre 30 et 14 jours 50 % du prix convenu, dans les 14 jours 75 %. Ces pourcentages reflètent ce que nous perdons réellement en cas d'annulation tardive : une équipe réservée, une date que nous ne vendons plus et une préparation déjà effectuée. Les frais que nous avons déjà exposés à votre demande, comme la construction d'une carte sur mesure ou la réservation d'un lieu partenaire, restent en tout état de cause dus.
8. Report ou annulation de notre part
Si nous devons annuler pour un motif qui relève de notre contrôle, nous proposons une nouvelle date ou nous remboursons tout ce que vous avez déjà payé. Si cela se produit dans les 14 jours précédant l'événement, nous indemnisons en outre les frais démontrables que vous encourez de ce fait, à concurrence du montant du prix convenu.
9. Taille du groupe et modifications
Jusqu'à 10 jours ouvrables avant l'événement, vous pouvez encore adapter le nombre de participants, la durée ou le programme ; ensuite, le prix indiqué au devis s'applique. Une partie requiert au moins 4 joueurs : si moins de personnes se présentent, la session a lieu et le prix convenu reste dû.
10. L'espace de jeu
Pour une installation standard, vous prévoyez un espace libre, plat et sans obstacles d'environ 10 mètres sur 10, avec au moins 2,5 mètres de hauteur, un éclairage suffisant et une prise de courant à proximité de l'arène. Une prise réseau avec accès à internet est la solution la plus stable ; le sans fil via 4G ou 5G convient également. Jouer entre des obstacles ou du mobilier est possible, mais nécessite une carte sur mesure que nous construisons au préalable et qui fait l'objet d'un devis distinct.
11. Accès, montage et démontage
Nous avons besoin d'un accès à partir d'une heure avant le début dans un espace ouvert, et de 2 à 3 heures lorsque nous construisons une arène avec obstacles, plus une heure après la fin pour démonter. Prévoyez également un endroit pour charger et décharger. Si nous ne pouvons commencer que plus tard que convenu, la session est raccourcie ; elle ne se prolonge pas gratuitement.
12. Votre lieu, votre règlement
Si l'événement se déroule chez vous, vous nous informez au préalable des risques propres au lieu, de la procédure d'évacuation et de l'endroit où se trouvent les premiers secours, et une personne de votre côté est présente pendant l'événement. Nous vous informons des risques que comporte notre activité. Vous transmettez au préalable à vos participants les informations de sécurité de l'article 14 : nous n'avons nous-mêmes aucun canal vers eux.
13. Si l'espace ne s'avère pas adapté
Nous examinons ensemble au préalable si l'espace convient. S'il se révèle malgré tout inutilisable sur place, nous cherchons d'abord une solution praticable : une arène plus petite, moins de joueurs à la fois, ou le temps nécessaire pour libérer l'espace, que nous facturons. Ce n'est que si aucune installation sûre n'est réellement possible que nous pouvons annuler la session ; vous payez alors les frais exposés et le déplacement, pas le prix complet.
14. Sécurité et participation
La participation est possible à partir de 13 ans. Jouer avec un casque est une activité physique : les participants se déplacent librement dans l'espace. Les personnes enceintes, celles qui souffrent d'une affection cardiaque, d'épilepsie ou d'une autre affection pouvant être influencée par des images en mouvement, celles qui portent un stimulateur cardiaque ou un autre dispositif implantable, ou celles qui ne se sentent pas bien font mieux de ne pas participer ou consultent d'abord un médecin. Il n'est pas possible de participer sous l'influence de l'alcool ou de drogues. Nos accompagnateurs sont présents pendant toute la session ; leurs instructions doivent être suivies et ils peuvent refuser une personne ou la retirer du jeu, sans remboursement. Nous jouons en manches courtes avec des pauses entre elles, et chaque casque est équipé d'une protection hygiénique que nous remplaçons ou nettoyons entre les joueurs. Si vous ne vous sentez pas bien, le casque peut toujours être retiré.
15. Dommages
Si un participant endommage notre matériel en l'utilisant de façon incorrecte ou en ne suivant pas les instructions, vous en supportez les frais, limités à la valeur de réparation ou de remplacement. L'usure normale et les dommages qui surviennent lors de notre propre utilisation n'en font pas partie. Inversement : si nous ou notre matériel endommageons quelque chose chez vous, cela relève de notre responsabilité. Nous parcourons ensemble l'espace avant et après la session, et nous le laissons tel que nous l'avons trouvé.
16. Force majeure et problèmes techniques
Si l'un de nous ne peut pas exécuter ses obligations pour cause de force majeure, ces obligations sont suspendues. Si la situation dure plus de 30 jours, chacun de nous peut mettre fin au contrat, en répartissant équitablement les frais déjà exposés. Si le courant ou le réseau tombe en panne sur votre site, ce risque est à votre charge. Si notre propre matériel fait défaut, nous y remédions avec du matériel de réserve, une session prolongée ou une réduction proportionnelle.
17. Responsabilité
Nous répondons d'une session bien préparée et encadrée. Nous n'excluons ni ne limitons notre responsabilité pour les dommages causés à l'intégrité physique ou psychique d'une personne, ni pour le dol : le droit belge ne le permet pas, pas davantage à l'égard des participants qui ne sont pas eux-mêmes parties au présent contrat. Nous sommes assurés à cet effet (voir l'article 18). Pour les autres dommages, notre responsabilité est limitée au montant que notre assureur verse dans le cas concerné et, à défaut, au prix de l'événement. Nous n'indemnisons pas les dommages indirects, tels que la perte de bénéfice ou l'atteinte à la réputation. Pour ces autres dommages, les mêmes limitations valent pour nos collaborateurs, freelances et sous-traitants, et vous nous mettez en cause sur une base contractuelle et non, en plus, sur une base extracontractuelle.
18. Assurance
Nous sommes assurés en responsabilité civile exploitation, y compris pour les dommages corporels causés aux participants pendant une session encadrée sur site ; nous transmettons les données de la police sur simple demande. Vous vous chargez de l'assurance habituelle de votre propre lieu et de vos collaborateurs.
19. Photos et vidéos
Nous réalisons volontiers des images d'ambiance de nos événements pour notre site web et nos réseaux sociaux. Vous informez vos participants au préalable que des images sont réalisées, et celui qui préfère ne pas apparaître à l'image le signale à nos accompagnateurs. Pour les images sur lesquelles une personne apparaît clairement et de façon reconnaissable au premier plan, nous demandons séparément son autorisation à cette personne, et pour les mineurs à un parent. Sur simple demande, nous retirons les images. Si nous souhaitons mentionner votre organisation comme référence, nous vous le demandons au préalable.
20. Propriété intellectuelle
Les cartes, installations et matériels que nous réalisons restent notre propriété. Les jeux et les casques sont des produits de tiers : si leur licence ou leur logiciel change et qu'un jeu n'est de ce fait plus disponible, nous pouvons y substituer une expérience équivalente.
21. Données à caractère personnel
La manière dont nous traitons les données à caractère personnel figure dans notre politique de confidentialité. Si nous traitons pour votre compte des données de vos participants, nous concluons à ce sujet un contrat de sous-traitance.
22. Réclamations
Si quelque chose ne se passe pas comme convenu, faites-le nous savoir dans les sept jours qui suivent l'événement, afin que nous ayons la possibilité d'y remédier. Cela ne porte pas atteinte à vos droits légaux lorsque nous n'exécutons pas nos obligations.
23. Si une disposition n'est pas valable
Si une disposition des présentes conditions s'avère nulle ou non exécutoire, le reste reste pleinement d'application et nous remplaçons cette disposition par une disposition valable qui s'en rapproche le plus possible. Les modifications des présentes conditions ne valent que pour les réservations effectuées ensuite. Si le devis s'écarte des présentes conditions, le devis prévaut.
24. Droit applicable et tribunal compétent
Le droit belge s'applique à nos contrats. Si nous ne parvenons pas à nous entendre, nous soumettons le litige au tribunal de l'entreprise de Gand, division Gand. Nous préférons d'abord en parler ensemble avant d'en arriver là.