Politique de confidentialité
Cette politique explique quelles données à caractère personnel XRcade collecte lorsque vous utilisez ce site web, demandez un devis ou participez à un événement, à quelles fins nous les utilisons et quels droits vous avez.
Dernière mise à jour : 17 août 2026
Qui nous sommes
Le responsable du traitement est Demolco BV, Meersemhof 12, 9050 Gent, numéro d'entreprise BE 0654.775.041, qui agit sous le nom XRcade. L'activité sera prochainement transférée à une nouvelle société ; la présente politique sera alors adaptée. Vous pouvez nous joindre via events@xrcade.be.
Quelles données nous collectons
Via le formulaire de devis : votre nom, votre entreprise, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, la date souhaitée, le nombre de participants, la durée, le choix du lieu et la région, votre intérêt pour le catering ou des activités complémentaires, une indication de budget, la façon dont vous nous connaissez et votre message. Via le formulaire partenaire : votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, le nom de l'entreprise ou de l'organisation, la commune et votre message. En outre, les données que vous nous transmettez spontanément par e-mail ou par téléphone, ainsi que les coordonnées pratiques nécessaires à l'organisation d'un événement.
À quelles fins nous les utilisons et sur quelle base
Répondre à votre demande et établir un devis : nécessaire à l'exécution de mesures prises à votre demande avant la conclusion d'un contrat (art. 6.1.b RGPD). Réaliser et suivre un événement réservé : exécution du contrat. Facturation et comptabilité : obligation légale (art. 6.1.c RGPD). Analyse de l'utilisation du site web et images à des fins de promotion : uniquement avec votre consentement (art. 6.1.a RGPD). Lutter contre l'usage abusif de nos formulaires : notre intérêt légitime à garder le site utilisable (art. 6.1.f RGPD).
Cookies et stockage sur votre appareil
Le stockage nécessaire retient votre choix de langue, votre choix de thème et votre choix en matière de cookies. Il est indispensable au fonctionnement du site et ne requiert pas de consentement. Nous ne plaçons des cookies analytiques qu'après votre consentement donné via le bandeau relatif aux cookies ; nous utilisons pour cela Google Analytics afin de mesurer l'utilisation du site. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via « Préférences cookies » au bas de chaque page. Votre choix est conservé jusqu'à ce que vous le modifiiez vous-même.
Avec qui nous partageons des données
Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas à des fins propres à des tiers. Nous faisons toutefois appel à des prestataires qui traitent des données pour notre compte : Google (Firebase, pour l'hébergement du site et le traitement du formulaire, dans la région europe-west1, et Google Analytics lorsque vous acceptez les cookies analytiques), Microsoft 365 (votre demande arrive sous forme d'e-mail dans notre boîte aux lettres), notre comptable pour la facturation, et Meta/WhatsApp lorsque vous participez à nos groupes d'annonces ou d'événements. Les demandes introduites via les formulaires ne sont pas conservées dans une base de données, elles sont uniquement transmises par e-mail.
Transferts en dehors de l'Espace économique européen
Certains de ces prestataires sont établis aux États-Unis. Le traitement a lieu, dans la mesure du possible, sur des serveurs européens, et pour les transferts en dehors de l'EEE nous nous appuyons sur les clauses types de protection des données de la Commission européenne et, le cas échéant, sur la décision d'adéquation relative au cadre de protection des données entre l'UE et les États-Unis.
Combien de temps nous conservons les données
Demandes qui n'aboutissent pas à une réservation : 24 mois, afin de pouvoir replacer une question ultérieure dans son contexte. Contrats, factures et pièces comptables : 10 ans, comme la loi nous l'impose. Images : aussi longtemps que nous les utilisons et en tout cas pas au-delà du retrait de votre consentement. Votre choix en matière de cookies : jusqu'à ce que vous le modifiiez vous-même.
Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos données, les faire rectifier ou effacer, faire limiter le traitement et obtenir vos données dans un format transférable. Le consentement que vous avez donné peut être retiré à tout moment, sans que cela porte atteinte à ce qui a été fait auparavant. Nous ne prenons aucune décision à votre sujet sur la base d'un traitement exclusivement automatisé. Envoyez votre demande à events@xrcade.be ; nous répondons dans le mois. Opposition à la prospection directe : si vous recevez des messages de notre part et que vous ne le souhaitez plus, vous y mettez fin à tout moment en nous le faisant savoir ou via le lien de désinscription dans le message. À partir de ce moment, nous n'utilisons plus vos données à des fins de promotion.
Photos et vidéos lors des événements
Lors des événements, nous réalisons parfois des images d'ambiance du groupe en action. Nous les utilisons pour notre site web et nos réseaux sociaux sur la base de notre intérêt légitime à montrer notre activité ; nous l'annonçons au préalable à l'organisateur et sur place, et vous pouvez toujours vous y opposer. Si nous souhaitons utiliser une photo sur laquelle une personne apparaît clairement et de façon reconnaissable au premier plan, nous demandons au préalable son consentement exprès à cette personne. Pour les participants de moins de 18 ans, nous demandons l'autorisation d'un parent. Si vous figurez sur une image que vous préférez ne pas voir publiée, nous la retirons sur simple demande.
Sessions de test et WhatsApp
Si vous souhaitez rester informé de nos sessions de test gratuites, vous pouvez devenir membre d'un groupe WhatsApp. Tenez compte du fait que votre numéro de téléphone est alors visible pour Meta et pour les autres membres de ce groupe, et que les conditions et la politique de confidentialité de WhatsApp s'appliquent. Vous pouvez quitter le groupe à tout moment.
Sécurité
Le site fonctionne entièrement via une connexion sécurisée, le formulaire est protégé contre l'usage abusif automatisé, et seuls les collaborateurs qui assurent le suivi de votre demande ont accès à la boîte aux lettres dans laquelle elle arrive.
Enfants
Nos événements sont destinés aux participants à partir de 13 ans et nous ne collectons pas sciemment de données d'enfants plus jeunes.
Modifications de la présente politique
Nous adaptons cette politique lorsque notre activité ou la réglementation change. La date au bas de la page indique quand cela s'est produit pour la dernière fois.
Contact et plaintes
Vous avez une question ou vous n'êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons vos données : faites-le nous savoir en premier lieu via events@xrcade.be. Vous avez aussi toujours le droit d'introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, www.autoriteprotectiondonnees.be.