Privacybeleid

1. Wie zijn wij?

XRcade Events is een initiatief waarbij we VR- en AR-games uittesten en events organiseren op verschillende locaties. Voor vragen over privacy kan je ons bereiken via: events@xrcade.be

2. Welke gegevens verwerken wij?

In het kader van onze evenementen kunnen wij volgende gegevens verwerken:

• Telefoonnummer, wanneer je lid wordt van een WhatsApp-groep voor een event.
• Naam of profielnaam, zoals die zichtbaar is in WhatsApp.
• E-mailadres, als je ons zelf contacteert via e-mail.

Wij vragen geen extra gegevens die niet nodig zijn voor de organisatie of communicatie rond onze evenementen.

3. Hoe verkrijgen wij deze gegevens?

• Wanneer je zelf lid wordt van een WhatsApp-groep via een uitnodigingslink voor een event.
• Wanneer je ons zelf contacteert via e-mail of een ander communicatiekanaal.

De WhatsApp-groepen worden beheerd binnen WhatsApp. De telefoonnummers en profielen van deelnemers worden daar getoond volgens de instellingen van WhatsApp.

4. Voor welke doeleinden gebruiken wij deze gegevens?

Wij gebruiken de gegevens uitsluitend voor:

• Communicatie over het specifieke evenement waarvoor je je hebt aangemeld.
• Praktische informatie (locatie, tijdstip, wat mee te brengen, wijzigingen, etc.).
• Eventuele opvolgberichten direct gelinkt aan dat event (bijvoorbeeld feedback of verloren voorwerpen).

We sturen geen algemene marketingcampagnes buiten het kader van XRcade Events en verkopen of verhuren jouw gegevens niet aan derden.

5. WhatsApp en zichtbaarheid van jouw gegevens

Wanneer je lid wordt van een WhatsApp-groep, geldt ook het privacybeleid van WhatsApp (Meta Platforms). In een groepschat kunnen andere deelnemers jouw naam/profielnaam en telefoonnummer zien.

Als je dit niet wil, kan je:

• ervoor kiezen om niet deel te nemen via WhatsApp, en ons contacteren via e-mail, of
• de groep op elk moment verlaten om geen updates meer te ontvangen.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor de organisatie van onze evenementen:

• De WhatsApp-groepen kunnen na afloop van een reeks evenementen worden opgeschoond of verwijderd.
• E-mails bewaren we enkel zolang dat nodig is om jouw vraag of communicatie af te handelen.

7. Delen van gegevens met derden

Wij delen jouw gegevens niet actief met derden, behalve:

• de diensten die je zelf gebruikt om met ons in contact te komen, zoals WhatsApp of e-mailproviders;
• technische partijen (hosting, serverbeheer) die noodzakelijk zijn om onze website en diensten te laten werken.

Deze partijen verwerken gegevens enkel in onze opdracht en volgens onze instructies.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• Inzage te vragen in de persoonsgegevens die we van jou verwerken.
• Verbetering te vragen als gegevens niet (meer) kloppen.
• Verwijdering te vragen van gegevens die we niet langer nodig hebben.
• Bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking.

Voor al deze vragen kan je contact opnemen via events@xrcade.be. We proberen zo snel mogelijk te antwoorden.

9. Cookies en tracking

Op dit moment gebruiken we geen geavanceerde tracking of profilering. Indien we in de toekomst wél cookies of analysetools zouden inzetten die persoonsgegevens kunnen verwerken, zullen we dit beleid bijwerken en, waar nodig, expliciet toestemming vragen.

10. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Dit privacybeleid kan in de toekomst worden bijgewerkt, bijvoorbeeld wanneer onze werking of de relevante wetgeving wijzigt. De meest recente versie is altijd terug te vinden op deze pagina.